15.10.2024 - Die Zukunft der Rechnungsstellung ist digital – und wir sind bereit, Sie auf diesem Weg zu begleiten!
Ab dem kommenden Jahr wird die E-Rechnung im ZUGFeRD-Format in Deutschland verpflichtend. Als einer der wenigen spezialisierten Anbieter von ERP-Lösungen exklusiv für Unternehmen im Bereich Gebäudereinigung, Digitaldruck und Reprografie bieten wir Ihnen bereits heute die volle Unterstützung dieses Standards.
Was bedeutet das für Sie?
- Nahtlose Integration: Unser ERP-System ist optimal auf die speziellen Anforderungen Ihrer Branche zugeschnitten – inklusive der reibungslosen Erstellung und Verarbeitung von ZUGFeRD-konformen E-Rechnungen.
- Rechtssicherheit: Sie erfüllen ohne zusätzlichen Aufwand die gesetzlichen Vorgaben, die ab dem nächsten Jahr auf alle Unternehmen zukommen.
- Effizienzsteigerung: Automatisierte Rechnungsprozesse sparen Zeit und Kosten – für Sie und Ihre Kunden.
Immer und überall einsatzbereit – mit voller Datenhoheit Mit unserer ERP-Lösung bieten wir Ihnen zudem maximale Flexibilität:
Unser System kann über einen Webclient betrieben werden, sodass Sie plattform- und standortunabhängig arbeiten können. Egal, ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs – Sie haben jederzeit Zugriff auf alle relevanten Daten und Funktionen. Und das Beste daran: Sie behalten stets die volle Kontrolle über Ihre Daten. Ihre sensiblen Informationen bleiben sicher auf Ihren Servern und unterliegen keinen externen Cloud-Diensten.
Unser Versprechen:
Wir verstehen Ihre Anforderungen und bieten Ihnen mit unserer ERP-Lösung nicht nur einen technologischen Vorteil, sondern auch einen echten Wettbewerbsvorteil.
Machen Sie sich schon heute fit für die Zukunft und profitieren Sie von unserer spezialisierten Lösung! Gerne präsentieren wir Ihnen die Vorteile unserer ERP-Software in einem persönlichen Gespräch oder einer Demo.
Vereinbaren Sie noch heute einen Termin – und lassen Sie uns gemeinsam Ihre Geschäftsprozesse auf das nächste Level heben!
01.09.2024 - Anforderungen zur Zeiterfassung
Die elektronische Zeiterfassung von Arbeitszeiten ist in Deutschland seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 13. September 2022 von großer Bedeutung. Hierbei geht es um die Verpflichtung der Arbeitgeber, die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten systematisch zu erfassen. Dieses Urteil basiert auf einem früheren Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) schon aus dem Jahr 2019, das festlegt, dass EU-Mitgliedstaaten sicherstellen müssen, dass Arbeitgeber ein verlässliches System zur Messung der täglichen Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter einführen.
Hier ist die rechtliche Situation im Detail:
Pflicht zur Arbeitszeiterfassung
Nach dem Urteil des BAG muss der Arbeitgeber die Arbeitszeiten systematisch erfassen. Dies betrifft sowohl die Beginn- und Endzeiten der Arbeitszeit als auch Pausen. Es gibt noch keine gesetzlich festgelegte Methode, wie diese Erfassung stattfinden muss (manuell, elektronisch etc.), doch in der Praxis setzt sich die elektronische Zeiterfassung als effizientes System durch.
Rechtsgrundlage
Die Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung leitet sich aus dem Arbeitsschutzgesetz (§ 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG) in Verbindung mit dem EuGH-Urteil ab. Der Zweck ist der Schutz der Arbeitnehmer, indem die Einhaltung der Arbeitszeitvorschriften überwacht wird, insbesondere um Überstunden und Verstöße gegen Arbeitszeitgesetze zu vermeiden. Eine Rolle dürfte auch der Kampf gegen Schwarzarbeit spielen.
Was muss erfasst werden?
- Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit.
- Pausenzeiten.
- Überstunden.
- Es besteht noch keine Klarheit, ob auch die Tätigkeiten selbst detailliert erfasst werden müssen oder lediglich die reinen Arbeitszeiten.
Umsetzung und Sanktionen
- Der Gesetzgeber hat die Pflicht, die Vorgaben des BAG und EuGH umzusetzen, und es wird erwartet, dass das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) bald angepasst wird.
- Falls ein Arbeitgeber gegen diese Verpflichtungen verstößt, drohen rechtliche Konsequenzen, insbesondere Bußgelder, wenn Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz festgestellt werden.
Flexible Arbeitszeitmodelle und Vertrauen
Auch bei flexiblen Arbeitszeitmodellen wie Gleitzeit bleibt die Pflicht zur Zeiterfassung bestehen. Es bedeutet nicht das Ende von Vertrauensarbeitszeit, aber auch dort müssen die tatsächlich geleisteten Stunden dokumentiert werden.
Zusammenfassung
- Arbeitgeber sind verpflichtet, Arbeitszeiten systematisch zu erfassen, um den Arbeitszeitschutz zu gewährleisten.
- Elektronische Zeiterfassungssysteme werden bevorzugt, da sie effizient und nachvollziehbar sind.
- Der Gesetzgeber arbeitet an einer konkreten gesetzlichen Regelung, die das Urteil umsetzt.
Aufgrund dieser rechtlichen Entwicklungen haben wir uns entschieden, eine elektronische Zeiterfassungslösung in Verbindung mit unserer bestehenden Lösung GDL-4 sowie DATEV Lohn und Gehalt zu entwickeln. Diese Entscheidung basiert auf der klaren Erwartung, dass elektronische Systeme in naher Zukunft verpflichtend werden und unsere Kunden zunehmend darauf angewiesen sein werden, den neuen gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden.
Unser Ziel ist es, den Übergang zu einer elektronischen Arbeitszeiterfassung so einfach und reibungslos wie möglich zu gestalten. Durch die Integration der Zeiterfassung in GDL-4 und die Zusammenarbeit mit DATEV Lohn und Gehalt entsteht ein nahtloser Prozess. Dies reduziert nicht nur den administrativen Aufwand, sondern gewährleistet auch, dass die erfassten Arbeitszeiten direkt in die Lohnabrechnung übernommen werden können.
01.04.2024 - Gesetzliche Aufbewahrungspflicht E-Mails
Aus aktuellem Anlass möchten wir kurz auf die gesetzliche Aufbewahrungspflicht für E-Mails hinweisen:
Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für geschäftliche E-Mails in Deutschland beträgt in der Regel 6 oder 10 Jahre, je nach Art des Inhalts der E-Mail.
6 Jahre: Für Geschäftsbriefe (auch per E-Mail), die für die steuerliche oder handelsrechtliche Dokumentation von Bedeutung sind, z. B. Angebote, Auftragsbestätigungen, Geschäftsabschlüsse oder allgemeine Korrespondenz.
10 Jahre: Für steuerlich relevante Unterlagen wie Rechnungen, Buchungsbelege oder andere Dokumente, die der Nachweisführung in Steuerangelegenheiten dienen.
Diese Fristen beginnen mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die jeweilige E-Mail empfangen oder gesendet wurde. Das heißt, wenn eine E-Mail im Jahr 2023 versendet wurde, beginnt die Frist ab dem 31. Dezember 2023.
Die Aufbewahrungspflicht ist in Deutschland durch verschiedene Gesetze geregelt, darunter:
- § 147 Abgabenordnung (AO) für steuerlich relevante Dokumente
- § 257 Handelsgesetzbuch (HGB) für handelsrechtliche Unterlagen.
15.08.2024 - DATEV-Programme 18.0
Die DATEV-Programme 18.0 werden voraussichtlich ab 15.08.2022 bereitgestellt. Nach Freigabe der neuen Version und Prüfung unserer Schnittstelle werden wir das Update bei unseren Lohnkunden einspielen.
29.12.2023 - DATEV-Haupt-Release
Das diesjährige Haupt-Release steht zur Verfügung. Nach Prüfung unserer Schnittstelle werden wir das Update im Laufe des Januars zur Verfügung stellen.
16.03.2023 - NFON-Partnerschaft
Wir freuen uns, bekannt zu geben, dass wir eine offizielle Geschäftspartnervereinbarung mit der NFON AG getroffen haben. Durch diese Partnerschaft sind wir ab sofort autorisierter Silver Partner von NFON und in der Lage, deren innovative cloudbasierte Telefonanlage als Teil unseres Produktportfolios anzubieten.
Mit NFON, einem führenden europäischen Anbieter von Cloud-Telefonanlagen, bieten wir unseren Kunden eine flexible und skalierbare Lösung für die Unternehmenskommunikation. Die cloudbasierte Telefonanlage von NFON ermöglicht es Unternehmen, ihre Kommunikationsprozesse zu optimieren, indem sie standortunabhängig und ohne hohe Investitionskosten eingesetzt werden kann. Dank der umfangreichen Funktionen, von virtuellen Konferenzräumen bis hin zu nahtlosen Integrationen in unser CRM-System, bietet diese Lösung einen erheblichen Mehrwert für Unternehmen jeder Größe.
„Die Zusammenarbeit mit NFON ist ein bedeutender Schritt für unser Unternehmen und erweitert unser Angebot um eine zukunftssichere, innovative Kommunikationslösung“, sagt Lars Schmidt, Geschäftsführer. „Als Silver Partner profitieren unsere Kunden nicht nur von der Qualität der NFON-Produkte, sondern auch von unserem fundierten Know-how bei der Implementierung und Betreuung dieser Lösung.“
Mit der NFON-Lösung sind Unternehmen in der Lage, flexibel auf veränderte Marktanforderungen zu reagieren und gleichzeitig die Effizienz und Erreichbarkeit zu steigern. Die Vorteile einer cloudbasierten Telefonanlage sind insbesondere für Unternehmen mit verteilten Standorten, Homeoffice-Modellen oder einem dynamischen Wachstum von großer Bedeutung.
Wir freuen uns darauf, gemeinsam mit NFON unseren Kunden den Weg in eine neue Ära der Kommunikation zu ebnen.
26.09.2022 - Hotfix P0000000-12120 von Lohn und Gehalt classic / comfort installiert
Alle unsere Lohnkunden sind nun auch mit dem o.g. Hotfix der DATEV eG versorgt. Mit dem Hotfix werden laut Auskunft der DATEV eG PDF-Dateien, die aus mehreren gleichen Auswertungen bestehen (z. B. mehrere Brutto/Netto-Abrechnungen) komprimiert. Dadurch werden die Dateien insgesamt kleiner. Dies ermöglicht und erleichtert uns in den meisten Fällen auch die Folgeprozessverarbeitung wie zum Beispiel den E-Mail-Versand aus GDL-4.
08.08.2022 - DATEV-Programme 16.0 mit Lohn und Gehalt 12.1
Die DATEV-Programme 16.0 mit Lohn und Gehalt 12.1 werden voraussichtlich ab 04.08.2022 bereitgestellt. Im Jahr 2022 sind die DATEV-Programme 16.0 das einzige Haupt-Release und somit Installationsvoraussetzung für die Jahreswechsel-Versionen. Nach Freigabe der neuen Version und Prüfung unserer Schnittstelle werden wir das Update bei unseren Lohnkunden einspielen.
21.06.2022 - Erfolgreiche Rezertifizierung der Schnittstelle zu DATEV Rechnungswesen
Ergänzend zu unserer Lohnabrechnung für Gebäude-Dienstleister über die Schnittstelle zu DATEV Lohn und Gehalt wurde auch unserer Finanzbuchhaltungs-Schnittstelle zu DATEV Rechnungswesen erfolgreich rezertifiziert. Die Schnittstelle steht für GDL-4, RDL-3 und HDL-6 zur Verfügung.
15.03.2022 - Das BSI warnt vor dem Einsatz von Virenschutzsoftware des Herstellers Kaspersky.
Durch Manipulationen an der Software oder den Zugriff auf bei Kaspersky gespeicherte Daten können Aufklärungs- oder Sabotageaktionen gegen Deutschland, einzelne Personen oder bestimmte Unternehmen oder Organisationen durchgeführt oder zumindest unterstützt werden. Betroffen ist das Portfolio von Virenschutzsoftware des Unternehmens Kaspersky. Virenschutzsoftware des Unternehmens Kaspersky sollte durch alternative Produkte ersetzt werden.
17.12.2021 - Log4Shell: Riesen-Sicherheitslücke log4j in vielen bekannten Systemen - aktueller Stand
Die Java-Schwachstelle "Log4Shell" (CVE-2021-44228) sorgt derzeit für Verunsicherung. Aufgrund der hohen Tragweite warnt das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik seit dem Wochenende mit der höchsten Warnstufe "4/Rot". Weitere Informationen finden sie in der offiziellen Mitteilung des BSI.
Da die betroffene Bibliothek allerdings standardmäßig nicht mit unseren Lösungen ausgeliefert wird, besteht für Nutzerinnen und Nutzer unserer Anwendungen also aktuell kein Handlungsbedarf.
In 2019 haben wir eine kundenspezifische Java-Komponente für den elektronischen Rechnungsdatenaustausch erstellt und an die Kunden mit entsprechendem Modul ausgeliefert (ZUGFeRD Import- und Export-Schnittstelle). Diese verwendet die log4j-over-slf4j-1.7.26 Bibliothek in Verbindung mit slf4j-log4j12. Dies ist eine für SLF4J (Simple Logging Facade for Java) angepasste LOG4J-Variante. Sie ist in der verwendeten Version für die Sicherheitslücke CVE-2021-44228 nicht anfällig. Das entsprechende Statement finden Sie auf der SLF4J-Projektseite
Wir werden die Situation aber selbstverständlich beobachten und auch weiterhin alles nötige tun, um einen sicheren Betrieb unserer Anwendungen zu gewährleisten.
26.07.2021 - Wechsel der Fernwartungssoftware
Ab sofort nutzen wir die Software PCVisit für unsere Fernwartungen. Das benötigte Teilnehmerprogramm stellen wir unter Service zur Verfügung.